Das Kick-Off-Meeting: Beziehungen aufbauen und die Richtung vorgeben

Veröffentlicht am 8. 8. 2018 von Dr. Vanessa Giese

Derzeit beschäftige ich mich mit dem Start zu einem neuen Auftrag. Entscheidend ist dabei das erste Treffen mit den Beteiligten: das Kick-Off-Meeting. Meine Erfahrungen für einen gelungenen Auftakt.

Das erste Treffen dient vor allem dem Beziehungsaufbau. Je nach Konstellation kennen sich die Beteiligten vorher, manchmal aber auch nicht. Oder es kennen sich einige - andere haben noch nicht zusammengearbeitet.

Ich erzähle Ihnen mal, wie ich ein Kennenlernen mit einem Team angehe.

Mein Kick Off bei einem neuen Auftrag

Ziel des Kick Offs mit dem neuen Team ist es immer, alle auf einen Wissensstand zu bringen und auf das Projekt einzustimmen. Außerdem dient das erste Treffen dazu, Erwartungen zu klären.

Denn meiner Erfahrung nach ist es so, dass jeder - trotz vermeintlich gleichen Briefings und gleicher Vorab-Informationen - mit unterschiedlichen Vorstellungen in ein Vorhaben startet. A weiß mehr, weil er B schon in der Kantine getroffen hat. C hat einen ganz anderen Hintergrund als A und B und geht deshalb von anderen Voraussetzungen aus. D war zuletzt zwei Wochen krank. Und so weiter. Jeder startet mit seinen eigenen Ideen und Gedanken. Diese Vorstellungen egalisiere ich.

Ich gehe das mal an einem Beispiel durch: Ich habe einen Beratungsauftrag bekommen und starte neu im Team einer Firma. Das Team, der Auftraggeber und ich treffen uns zum ersten Mal.

Warum sind wir hier?

Zu Beginn des Treffens rekapituliere ich gemeinsam mit dem Auftraggeber, warum wir zusammensitzen, warum es das Projekt oder das Vorhaben gibt, wie es zu meiner Beauftragung gekommen ist, womit ich angefragt wurde. Warum mache ich das? Weil es im Vorfeld meist schon Flurfunk gibt, wer da warum als Beraterin kommt.

Wer bin ich und wer sind die anderen?

Vorstellungsrunde - ein Klassiker. Zunächst ganz kurz und knapp, damit jeder weiß, wer der andere ist. Damit es nicht ausufert, moderiere ich und rege auch an, ein bisschen mehr zu erzählen als eine Aufgabenbeschreibung des Arbeitsplatzes. Wohnort, Kinder, Hobbies - da ist jedem freigestellt, was er preisgeben möchte. Wenn ich mit Teams arbeite, arbeite ich mit Menschen. Da möchte ich nicht nur auf irgendwelche Arbeitsplatzbeschreibungen gucken.

Was mache ich?

Dann geht es um das Was: Was ist der Auftrag? Was mache ich (methodisch) mit dem Team? Die Leute sind in gespannter Erwartungen und wollen wissen, was mit ihnen passiert. Meist haben meine Beratungsprojekte schon eine Historie innerhalb der Organisation. Das Team ist gespannt, dass es nun endlich losgeht - und womit.

Beispielfolie aus einem Auftakttreffen, mit der ich erkläre, was ich bei der Teamentwicklung tue und mit welchen Methoden ich arbeite:

Ich gebe außerdem einen groben Überblick, was passieren wird und warum. Nicht im Detail, aber doch so, dass die Leute eine Vorstellung von den kommenden Wochen haben, damit Sie Sicherheit und Orientierung bekommen.

Wie ticke ich?

Noch wichtiger als das Was ist das Wie. Wie arbeite ich und wie arbeiten wir gemeinsam? Es geht schließlich darum, eine Beziehung zwischen mir und dem Team aufzubauen. Ich erkläre meine Arbeitsweise, wie ich ticke, was mir wichtig ist, worüber ich mich freue. Wenn ich mit Teams arbeite, gehe ich zum Beispiel darauf ein, wie mich Handball und Teamsport geprägt habe. Ich erzähle von Wanderungen und was das für meine Arbeit bedeutet. Die Leute sollen mich kennenlernen und einschätzen können.

Meine Rolle

Wichtig ist in dem Zusammenhang auch, dass ich meine Rolle erkläre, welche Verantwortung ich habe und was meine Aufgabe ist: Ich vermittle und bin der Blick von außen. Ich unterstütze und mache Mut. Ich bringe Methoden mit und helfe bei der Orientierung. Ich überbrücke Gräben. Ich hole Menschen an einen Tisch. Damit lenke ich die Erwartung, setze aber auch Grenzen und gebe bereits Verantwortung ins Team.

Meine Tipps für einen gelungenes Auftaktmeeting

Ins Allgemeine übertragen habe ich folgende Tipps für einen gelungen Auftakt:

Legen Sie Wert auf Beziehungen.Planen Sie zeitlich nicht zu knapp, sondern lassen Sie Raum fürs Kennenlernen, für den Austausch von Meinungen und Erwartungen. Planen Sie Zeit für Plaudereien ein.
Klären Sie das Vorhaben. Gehen Sie noch einmal genau durch, was der Auftrag ist. Auch wenn alles schriftlich vorliegt: Es bestehen meiner Erfahrung nach immer unterschiedliche Erwartungen. Definieren Sie gemeinsam ein Ziel. Wenn das noch nicht geht, definieren Sie ein Zwischenziel.
Klären Sie die Rollen. Wer hat welche Rechten und Pflichten? Welche Erwartungen haben Sie aneinander? Wer hat den Hut auf? Wer darf was entscheiden? Wer ist Ansprechpartner? Wer bringt welche Kompetenzen mit? Es ist wichtig, dies am Anfang direkt zu klären, damit alle wissen, was sie zu tun haben. Sind die Rollen nicht geklärt, sind Konflikte vorprogrammiert.
Klären Sie die Art der Zusammenarbeit. Sprechen Sie darüber, ob Sie partnerschaftlich zusammenarbeiten und was Partnerschaft für die verschiedenen Seiten bedeutet. Reden Sie darüber, wie Sie kommunizieren möchten, was die Informationswege sind und wer wann welche Informationen bekommen soll.
Halten Sie alles schriftlich fest. Schreiben Sie ein Protokoll, machen Sie Fotos von Charts und stellen Sie Folien zur Verfügung. Am besten alles in einem Dokument - dann kann es es später einfacher wieder hervorholen. Halten Sie insbesondere auch die Rollen fest und wer mit welchen Kompetenzen und Pflichten ausgestattet ist.
Wer macht was bis wann? Was ist als nächstes zu tun, wer macht's und bis wann? Und, Stichwort "Rollen": Wer darf kontrollieren, dass es gemacht wurde?

Während ich im nachfolgenden Teamprozess sehr viel moderiere, Verantwortung ins Team gebe und auf Dialog setze, ist der Auftakt weitestgehend unidirektional. Die Leute, die vor mir sitzen, haben zunächst eine Erwartungs- und Konsumentenhaltung: "Da kommt jemand, der etwas mit uns macht. Mal hören, was die Person zu sagen hat." Deshalb arbeite ich - nicht nur, aber auch - mit Folien. Die kann ich hinterher allen gut zur Verfügung stellen. Später gehen wir dann sehr schnell in den Dialog und erarbeiten Dinge gemeinsam.

Zum Weiterlesen:

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