Wenn jemand Neues kommt, gerät die alte Ordnung aus den Fugen. Im September-Newsletter gab es Tipps, wie neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schnell arbeitsfähig werden und wie Sie Konflikte vermeiden.

Erinnern Sie sich an damals, als jemand Neues in die Klasse kam? Oder waren Sie vielleicht sogar der oder die Neue? Die Klasse beäugte den Neuling, scannte ihn ab, fragte ihn aus und testete ihn. 

Der neue Mitschüler oder die neue Mitschülerin selbst war schüchtern und zurückhaltend. Oder schoss übers Ziel hinaus, um sich Respekt zu verschaffen. Es brauchte eine Zeit, bis sich das Gruppengefüge zurechtruckelte und das neue Mitglied seinen Platz hatte.

Einarbeitung ist mehr als ein Tag Einweisung

Ich habe mehrmals neue Stellen angetreten - als Mitarbeiterin und als Vorgesetzte und als Projektleiterin. Auch habe ich neue Kolleginnen und Kollegen eingearbeitet.

Meine Erfahrung: Einarbeitung ist mehr als ein Tag. Einarbeitung dauert. Nach sechs Wochen hatte ich meist das Gefühl, Wesentliches zu durchblicken. Nach drei Monaten - hier greift die 100-Tage-Regel - konnte ich erste Dinge bewegen. Nach einem Jahr fühlte ich mich wirklich sicher: Ich hatte einen gesamten Jahreszyklus einmal durchlebt.

Der Neue weiß nicht, was er nicht weiß

Es ist nicht ungewöhnlich, wenn ein Neuling auch nach vier Monaten noch vermeintlich selbstverständliche Dinge fragt. Er war einfach noch nicht mit ihnen konfrontiert.  Denn über eine Sache sollten sich alle Beteiligten bewusst sein: Der Neue weiß nicht, was er nicht weiß. Also weiß er auch nicht, was er fragen müsste. 

Die bestehenden Kollegen hingegen tun viele Dinge aus dem Bauch heraus. Das Tagesgeschäft ist Ihnen selbstverständlich. Abkürzungen sind ihnen in Fleisch und Blut übergegangen, unausgesprochene Regeln sind Handlungswissen geworden.

Es ist die Kluft zwischen explizitem und implizitem Wissen, die beide Seiten meistern müssen. 

Explizites und implizites Wissen

Ist der Neuling berufserfahren, verfügt er meist über hinreichend explizites Wissen. Unter explizitem Wissen versteht man Regel- und Faktenwissen. Man kann es in Seminaren frontal erlernen, und es ist eindeutig kodiert: in Sprache, Schrift und Zeichnungen. Es ist das Schul- und Universitätswissen, das Wissen aus Handbüchern und Gebrauchsanleitungen.

Interessant wird die Einarbeitung vor allem beim impliziten Wissen. Implizites Wissen ist die Fähigkeit, etwas zu tun, ohne sagen zu können, wie. Das Wissen steckt im Können.

Wenn Sie sich Erklärvideos übers Fahrradfahren angucken, verfügen Sie über explizites Wissen. Sie wissen danach alles über Neigungswinkel, Zentrifugalkraft und Kippmoment. Sie können dadurch aber nicht Fahrrad fahren. Denn das Tun ist implizites Wissen.

So ist es auch im Job: Der Neuling weiß, wie Projektmanagement funktioniert; er macht das schon seit 15 Jahren in unterschiedlichen Kontexten. Er weiß aber nicht, wie es in diesem Unternehmen funktioniert, was die geheimen Regeln sind, welche Überzeugungen und Empfindlichkeiten die Beteiligten haben, wann der Chef eingebunden werden will, wo die Haken in Zusammenarbeit mit dem Einkauf sind, welche Eigenheiten die Kunden haben.

Er kann gut Fahrrad fahren. Aber er benötigt Übung auf diesem speziellen Rad in diesem speziellen Gelände.

Warum ein gutes Onboarding wichtig ist

Eine große Herausforderung für Unternehmen ist es, implizites Wissen zu heben - nicht nur in Bezug auf die Einarbeitung von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Es ist auch relevant für eine reibungslose Zusammenarbeit, für Urlaubs- und Krankheitsvertretung und für den sozialen Frieden. Denn implizites Wissen ist viel öfter als explizites Wissen Herrschaftswissen.

Weil implizites Wissen nur persönlich vermittelbar ist, genügt es nicht, dem Neuling einen Ordner auf den Schreibtisch zu legen und zu sagen: "Hier steht alles drin." Das, was wirklich wichtig ist, kann der/die Neue nur durch Tun, Sprechen und Zusammenarbeit erfahren. 

Etliche Konflikte in Teams resultieren aus schlechter Einarbeitung und unklaren Rollenvorstellungen. Noch Monate und manchmal Jahre später hemmen Unstimmigkeiten die Zusammenarbeit, weil "die Neue nicht das tut, was sie soll" oder "weil mir das nie jemand richtig erklärt hat".

So erleichtern Unternehmen ein gutes Ankommen

Vor dem ersten Tag:

• Informationen zusenden: Sagen Sie dem Neuling, wann er am ersten Tag wo sein soll und wer ihn empfängt. Wo kann er parken? Gibt es derzeit Baustellen? Senden Sie ihm außerdem Informationen aus dem Unternehmen zu: Organigramm, Leitbild, Gebäudeplan, Imagebroschüre. Sagen Sie ihm, was er mitbringen soll: Zeugnisse, Steuernummer, Zertifikate. 
• Paten und Ansprechpartner: Benennen Sie einen Ansprechpartner für den ersten Tag - und die gesamte Probezeit. Es ist sinnvoll, wenn dies eine Mentorin oder ein Pate ist, der/dem der Neuling alle Fragen stellen darf. Das fängt bei der Frage an, wem welche Bürotasse gehört und ob die Handcreme auf der Toilette für alle da ist und umfasst alle Abläufe, Prozesse und Eigenheiten des Unternehmens. 
• Arbeitsplatz: Wenn der Neuling kommt, sollte der Arbeitsplatz fertig eingerichtet sein. Der PC sollte nicht nur dastehen, sondern auch angeschlossen sein und drucken können. Der/die Neue benötigt Zugang zum Gebäude, gegebenenfalls Arbeitskleidung, Werkzeug und Material.
• Einarbeitungsplan: Machen Sie aus der Einarbeitung einen festen Prozess in Ihrem Team oder Unternehmen und planen Sie dafür einen längeren Zeitraum ein. Planen Sie, wann der Neuling welche Themen und Abläufe kennenlernt, bei welchem Kollegen er hospitiert und wann ihm wer was erklärt. Denken Sie über eine sinnvolle Reihenfolge nach. Schicken Sie ihn auch in angrenzende Fachbereiche und machen Sie ihn mit allen Hierarchiebenen bekannt.
• Checklisten und Glossare: Machen Sie eine Checkliste. Was muss der Neue aus welchem Arbeitsbereich wissen? Erstellen Sie ein Glossar über Abkürzungen und Fachbegriffe. Machen Sie sichtbar, wer für was zuständig ist und wen der Neue für welches Thema ansprechen kann.
• Selbstverständliche Abläufe: Denken Sie an Abläufe, die selbstverständlich sind. Sie sind es, die den Neuen oft das Genick brechen, weil sie ihnen niemand erklärt.
• Wohnungssuche und örtliche Orientierung: Ist der Neuling ortsfremd, freut er sich über Hilfestellung bei der Wohnungssuche. Auch benötigt er Zeit für Behördengänge, zum Beispiel zum Einwohnermeldeamt. Oft hat er Fragen zur örtlichen Orientierung, zum öffentlichen Nahverkehr, wo man einkaufen und den Feierabend verbringen kann.

Die ersten Arbeitstage:

• Vorstellung und Rollenklärung: Machen Sie einen Rundgang oder einen kleinen Empfang. Stellen Sie den Neuling vor und sagen Sie, welche Rolle er haben soll. Sind Rolle und Aufgaben nicht geklärt, kommt es unweigerlich zu Konflikten, weil die Kolleginnen und Kollegen eine Erwartung an den Neuling haben, die dieser nicht erfüllt. 
• Gemeinsames Essen: Planen Sie mehrere gemeinsame Mittagessen ein - in der Kantine, in Imbissen oder Restaurants. Holen Sie Kolleginnen und Kollegen dazu. So kommt der/die Neue schnell im neuen Umfeld an und knüpft Kontakte. Dann fällt es auch leichter, Fragen zu stellen.
• Netzwerk: Je schneller der Neuling sich ein Netzwerk aufbaut, desto besser. Wer viele Leute kennt, kann sie zu Rate ziehen. Forcieren Sie aktiv das Kennenlernen, indem Sie den/die Neue zu Terminen mitnehmen - allein, damit er Themen und Abläufe kennenlernt.

Die nächsten Wochen:

• Feedback: Ermuntern Sie den Neuling, Rückmeldung zu seiner Einarbeitung zu geben. Fragen Sie ihn regelmäßig, was ihm noch unklar ist, was ihm an Wissen und Unterstützung fehlt. 
• Weiterbildung: Was braucht der/die Neue, um die Herausforderungen gut zu meistern? Sprechen Sie darüber.
• Kontakte nach außen: Das Netzwerk im Unternehmen wächst, aber wie sieht es mit Kontakten nach außen aus - zu Kunden, Dienstleistern und Lieferanten? Unterstützen Sie den Neuling, hier seine Rolle zu finden. Messen, Tagungen und Konferenzen sind ebenfalls ein gutes Parkett. 
• Teambuildung: Schaffen Sie Situationen abseits des Arbeitsalltags, damit der Neuling eine persönliche Ebene zum Team etablieren kann. Ich persönlich mag zwanglose Termine, bei denen man lose zusammenarbeitet und genug Zeit für den informellen Austausch bleibt - zum Beispiel bei Kochevents, Kickerturnieren oder einem Kneipenquiz. 

Wenn Sie der oder die Neue sind

Jetzt noch meine Erfahrungen, wenn Sie der oder die Neue sind: 

• Bringen Sie Ihre Kenntnisse und Fähigkeiten ein. Dafür wurden Sie eingestellt. Wenn Sie zu zurückhaltend sind, werden Sie schnell infrage gestellt und von Anderen eingenommen. Beweisen Sie allerdings Fingerspitzengefühl in der Ansprache, sonst kommen Sie schnell als Besserwisser rüber. Formulieren Sie Fragen, anstatt Behauptungen aufzustellen. An guten Fragen erkennt man ohnehin viel besser als an Antworten, ob jemand Ahnung hat.
• Holen Sie sich Rückendeckung. Fragen Sie Ihre/n Vorgesetzte/n, wie Sie Ihre Rolle ausführen sollen. Was versteht er/sie unter Projektleitung, Assistenz, Teamführung, Referententätigkeit, einem guten Consultant. Oft gehen die Vorstellungen hier auseinander. Die Antworten ermöglichen es Ihnen, zukünftig in seinem /ihren Sinne zu handeln, ohne ständig Rücksprache zu halten.
• Fragen Sie Erwartungen ab: "Was erwarten Sie/Was erwartest du von mir?" So erfahren Sie, was der Andere für Vorstellungen von Ihrer Arbeit, Ihrer Rolle und Ihren Aufgaben hat. Sie können Widersprüche aufdecken und sie mit dem Kollegen oder dem/der Vorgesetzten klären. Führen Sie diese Gespräche unabhängig von der Hierarchiebene.
• Fragen Sie Einarbeitung nach. Nicht alle Unternehmen haben einen guten Einarbeitungsplan. Fragen Sie deshalb explizit nach einem festen Ansprechpartner. Fragen Sie nach, wann Sie welchen Fachbereich kennenlernen dürfen, ob es Übersichten gibt und mit wem Sie mal Mittagessen gehen sollten. Bringen Sie als Idee ein, was Ihnen fehlt.
• Rechnen Sie damit, dass Sie immer wieder auf Überraschendes stoßen.Das sind die Dinge, von denen Sie nicht wussten, dass Sie sie nicht wissen. Nehmen Sie Überraschungen zum Anlass, um zu fragen, ob es noch ähnliche Themen gibt, die für Ihre Kollegen selbstverständlich sind, für Sie aber nicht.
• Rechnen Sie mit alten Verletzungen. In jedem Team gibt es Animositäten, jede Person trägt ihre Geschichte mit sich herum - und auch die Geschichten, die sie mit Kollegen verknüpft. Das bindet man Neulingen aber nicht auf die Nase. Seien Sie sensibel für Spannungen und fragen Sie dann vorsichtig im Einzelgespräch nach.
• Geben Sie Wissenslücken zu. Das ist immer unangenehm. Gerade wenn es Wissen ist, dass Ihr Gegenüber offenbar als selbstverständlich voraussetzt. Am Anfang ist es jedoch noch am einfachsten, hier einzuhaken und Lücken einzugestehen - und meist gar nicht so schlimm. Wenn Sie jedoch erst nach einem halben Jahr im Unternehmen eingestehen, dass Sie noch nie verstanden haben, wie XY funktioniert und dass Sie sich seit Monaten durchlavieren, wird es schwierig - und Sie haben mit Sicherheit viele Chancen zu glänzen verpasst.

Gute Einarbeitung ist Wertschätzung und prägt die Unternehmenskultur nachhaltig. Zeit, die Sie hier investieren, holen Sie später zigfach wieder raus. 

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