In meinem Newsletter im Juni habe ich mich der Sprache und dem Erklären gewidmet. Ich habe aufgeschrieben, warum Menschen kompetenter wahrgenommen werden, wenn sie einfach erklären. Außerdem gibt es Tipps, wie man gut formuliert.

Wenn wir Mails schreiben oder andere Texte formulieren, schreiben wir in ein schwarzes Loch.

Ich weiß zum Beispiel nicht, in welcher Situation Sie diesen Text jetzt gerade lesen: Ob Sie konzentriert am Schreibtisch sitzen. Ob Sie an einer Haltestelle stehen, an der gleich die Bahn einfährt, weshalb Sie das Lesen unterbrechen werden. Ob Sie müde oder ob Sie ausgeschlafen sind. Ob sich die Arbeit auf Ihrem Schreibtisch stapelt, bei Ihnen gerade die Hütte brennt und Ihre Gedanken eigentlich woanders sind. Ob Sie auf dem Spielplatz sitzen, Sie mit einem Auge lesen und mit dem anderen auf Ihr Kind achten. Oder viele andere Möglichkeiten. 

Dass ich das nicht weiß, hat Einfluss darauf, wie ich schreibe: Ich schreibe für die schlechtestmögliche Situation, in der Sie am wenigsten aufmerksam sind.

Die drei häufigsten Fehler beim Schreiben

Die drei häufigsten Gründe, die es Menschen schwer machen, Texte zu verstehen, sind meiner Erfahrung nach:

• Der Text setzt zu viel voraus. Wer ihn liest und nicht tief genug im Thema ist, versteht den Zusammenhang nicht. Genauso geht es allen, die gerade nicht zu hundert Prozent konzentriert sind oder nicht alle Details zum Thema parat haben.
• Der Text ist sprachlich zu kompliziert. Die Sätze sind zu lang. Der Text enthält zu viele Fachwörter. Die Formulierungen sind gestelzt und bürokratisch. 
• Die Botschaft ist nicht klar. Der Text hat viele Wörter, sagt aber nichts aus. Der Empfänger versteht nicht, was er mit ihm zu tun hat und was der Absender von ihm möchte.

Alle drei Gründe führen zu demselben Ergebnis: Der Empfänger ignoriert entweder die Botschaft - oder er missversteht sie.

Einfache Erklärungen (nicht komplizierte!) lassen Sie kompetent wirken

Die beliebtesten Seiten in Regionalzeitungen sind (neben den Todesanzeigen) die Kindernachrichten. Das sagen Erwachsene. Sie sind es auch, die die "Sendung mit der Maus" schauen: Das Publikum ist im Mittel 39 Jahre alt. Das liegt nicht nur daran, dass die Leute die Sendung mit ihren Kindern gucken. Beide Angebote erklären komplizierte Sachverhalte einfach. Jeder Mensch freut sich darüber, wenn man es ihm leicht macht, Dinge zu verstehen.

Im Arbeitsalltag begegnet uns allerdings oft das Gegenteil: Wir müssen komplizierte Texte lesen, Sachverhalte auseinanderdröseln und verschwurbelte Sätze entziffern. Das liegt auch daran, dass viele Menschen meinen, sie wirkten kompetenter, je mehr Fachwörter sie benutzen und je komplizierter sie sich ausdrücken. Dadurch kommt es zu einem Kreislauf des Missverstehens*:

1. Der Experte möchte sein Fachwissen zeigen. Der Laie hat bestimmte Fragen zu einer Sache, zu einem Produkt oder einem Thema. 
2. Der Experte befürchtet, dass er für inkompetent gehalten wird, wenn er einfach erklärt. Er steigt deshalb ohne große Vorrede ins Thema ein und benutzt viele Fachvokabeln, um sein Wissen zu zeigen. Der Laie fühlt sich zunächst geschmeichelt, dass der Experte ihm dieses Wissen zutraut. 
3. Der Experte fühlt sich nun angespornt, möglichst detailreich zu referieren. Der Laie möchte sein Gesicht wahren und verzichtet deshalb auf Nachfragen, die sein Unwissen zeigen würden. 
4. Der Experte gibt so viele Informationen, wie er hat, um zu brillieren - und um dem Laien eine möglichst fundierte Entscheidung zu ermöglichen. Der Laie fühlt sich dumm und unterlegen und meidet in Zukunft vielleicht sogar den Kontakt mit dem Experten, weil er sich in seiner Gegenwart schlecht fühlt.

Ein Mensch wird umso kompetenter wahrgenommen, je einfacher er Kompliziertes erklärt - weil er dem Gegenüber Zugang zum Thema gibt und ihn an seinem Wissen teilhaben lässt. 

Meine Tipps für gute Texte

• Formulieren Sie schlicht. Fachgeschwurbel zeigt nicht Ihre Kompetenz, sondern nur, dass Sie nicht gut erklären können. 
• Schreiben Sie einfache Sätze mit Subjekt, Prädikat und Objekt und bauen Sie Erklärungen aufeinander auf: Erst passierte A, dann geschah B, deshalb gibt es jetzt C. Sie erinnern sich noch an die Schulaufsätze, die Sie schreiben mussten? Gut: genau so.
• Wiederholen Sie Wörter. Benutzen Sie Pronomen (er, sie, es) nur, wenn Sie das Wort im vorangegangen Satz erwähnt haben. Nennen Sie danach wieder das Wort, um das es geht. 
• Wenn Sie Fremd- oder Fachwörter benutzen, erklären Sie sie - auch wenn Ihr Gegenüber ebenfalls ein Experte ist. Nur so können Sie sicher sein, dass Sie Beide wirklich dasselbe meinen.
• Formulieren Sie aktiv (Wer macht was) und nicht passiv (Was wird von wem gemacht). Das hat auch den Charme, dass Sie Ross und Reiter und Verantwortlichkeiten benennen. 

Für Menschen mit Lern- und Leseschwierigkeiten gibt es die Leichte Sprache. In ihr steckt großes Potential, unseren Alltag klarer und verständlicher zu gestalten. Das zeigt das Wirtschaftsmagazin Brand Eins. Denn: Nur wer eine Sache verstanden hat, kann sie auch einfach erklären. Und: Nur wenn eine Sache eindeutig ist und es keine offenen Fragen mehr gibt, kann man sie in schlichten Sätzen aufschreiben.

Eine einfache Sprache hilft also nicht nur, Dinge zu vermitteln. Sie ist auch eine gute Kontrollinstanz, ob alles geklärt ist.

Bauen Sie Mails wie Nachrichten auf

Klassische journalistische Nachrichten sind wie eine Pyramide aufgebaut:  Sie beginnen mit dem Nachrichtenkern, nennen die Quelle der Nachricht, geben dann Einzelheiten zum Sachverhalt und nennen zum Schluss gegebenenfalls noch weitere Hintergründe. Dieses Prinzip lässt sich gut auf E-Mails anwenden.

• Sagen Sie direkt zu Beginn, worum es geht und was Sie wollen. Geben Sie dann mehr Informationen. 
• Schenken Sie Ihrem Empfänger Hintergrundwissen - zur Vorgeschichte, zu den Rahmenbedingungen, zum Projekt. Auch wenn er oder sie es vermeintlich weiß: Sie holen Ihren Gegenüber damit nochmal ins Thema und nehmen ihm geistige Arbeit ab. 
• Machen Sie deutlich, was der Kern der Botschaft ist. Formulieren Sie Erwartungen. Was soll der Gegenüber mit der Information tun? Zur Kenntnis nehmen? Handeln? Sich merken? Weitergeben? Sagen Sie es ihm und vertrauen Sie nicht darauf, dass der Andere schon weiß, was zu tun ist.

Online-Nachrichten sind zudem optisch gegliedert. Sie machen es den Nutzerinnen und Nutzern besonders leicht, sie zwischendurch zu lesen. Übertragen Sie das auf E-Mails:

• Gliedern Sie Ihren Text mit Zwischenüberschriften. So kann der Empfänger selbst entscheiden, in welcher Reihenfolge er was liest und ob er Erklärungen (zunächst) überspringt. Ich unterteile meine Empfehlungen zum Beispiel gerne in Häppchen: "Ausgangssituation", "Der genaue Sachverhalt", "Meine Empfehlung", "Terminschiene".
• Strukturieren Sie Ihre E-Mail optisch mit Aufzählungen, Fettungen, Absätzen. Das macht es dem Anderen leichter, die wesentlichen Informationen zu erfassen. Beim erneuten Aufrufen der Mail findet er Textabschnitte leichter - und Sie auch. 

Bei so vielen E-Mails und Informationen, wie wir täglich bekommen, ist alles, was wir einfach erfassen können, ein Geschenk.

*vgl. Dolle/Lutzer (2009): Besser erklären, mehr verkaufen. Ein Ratgeber für Techniker, Ingenieure und andere Fachchinesen. Wiesbaden. Gabler.

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