WIe es begann

Tag 1, 17. März 2020, 08:03 Uhr

Alles beginnt mit einer dm auf Twitter, einer direct message, einer persönliche Nachricht. 

Liebe Vanessa, ich habe da ein Projekt gestartet ... dabei bin ich doch Intensivmediziner und kein Projektleiter. Und jetzt brauchen wir vielleicht Deine Hilfe oder die von jemandem, den du kennst und empfehlen kannst. Können wir kurz telefonieren? Daniel

Daniel Dreyer
Facharzt für Anästhesie, Intensiv- und Notfallmedizin, Rettungshubschrauber Christoph 8 aus Lünen

Die Nachricht kommt von Daniel Dreyer. Er fliegt als Notarzt auf dem Rettungshubschrauber Christoph 8 für Westfalen, ist Anästhesist und Intensivmediziner.

Zwei Stunden später

Ich rufe Daniel an und frage, worum es geht. Bald, so sagt er, werden Nicht-Intensivmediziner vor der Herausforderung stehen, intensivmedizinische Behandlungen vorzunehmen: Beatmung und Betreuung von Patienten mit Covid-19 - mit Lungenversagen und Superinfektion. 

Pflegende, Ärzte und Ärztinnen - gerade solche, die in kleinren Krankenhäusern arbeiten - befinden sich dann in einer Belastungssituation: Die Zeit sei knapp, das Krankheitsbild und der Verlauf unbekannt. Leitlinien und Fachaufsätze seien in solch einer Situation sehr hilfreich, aber oft viel zu lang, um sie schnell zu rezipieren, Schlüsse zu ziehen und gegebenenfalls noch mit anderen Ergebnissen und Erkenntnissen abzugleichen. Es brauche klar und einfach formuliertes Erfahrungswissen, aggegriertes Know-how, Zusammenfassungen und Transparenz über die Evidenz. Die Erkenntnislage ändere sich fast täglich.  

All das, sagt Daniel, wollen er und seine Kolleginnen und Kollegen vom FOAM zusammentragen. 

Daniel sagt, er brauche jemanden, der ihm helfe, das Wissen ins Internet zu bringen. Er weiß bereits, wie er das Wissen organisieren möchte: entlang des Weges, den kritische Covid-19-Patienten nehmen - von der ambulanten Versorgung über Rettungsdienst, Notaufnahme, Normalstation bis zur Intensivstation und Beamtung. 

Spontan sage ich zu, das Projektmanagement zu übernehmen. Ich frage, wie viel Zeit wir haben. Er antwortet: keine.

Die Teamstruktur: Hierarchisch mit Luft zum Atmen

Das Ziel ist klar: Schnell ein Angebot an den Start bringen, bevor die Situation in den Krankenhäusern kritisch wird. Ich gebe Daniel direkt den Tipp, Teams zu bilden. Denn mehr als 50 Mediziner, die Inhalte erstellen, sind super - bekommen aber nichts zustande, wenn es keine Struktur gibt, in der sie arbeiten.

Ich gebe zudem den Tipp, Teamleitungen zu ernennen. Sie sind für die Übergabe der Inhalte ans Projektmanagement verantwortlich. Sie moderieren Unstimmigkeiten, achten auf Qualität, Termine und Konventionen wie Dateibenamungen. Die Rolle muss transparent sein: Dann hat sie Raum und Autorität, um zu agieren, und kann den Teammitgliedern gleichzeitg Freiheit und Luft zum Atmen geben. 

Je schneller es gehen soll, desto hierarchischer muss ein Projekt organisiert sein. Nicht umsonst agieren Einsatzteams - zum Beispiel bei Polizei und Feuerwehr - mit klar verteilten Rollen. In Einsätzen bleibt keine Zeit, um die beste Entscheidung zu ringen. Es ist wichtiger, überhaupt Entscheidungen zu treffen. 

Webdesign: Den Passenden Partner suchen

Selber Tag, gegen 16 Uhr

Ich rufe Christian Fischer an und frage ihn, ob er mitmachen will. Christian ist Webdesigner. Er hat diese Website für mich erstellt sowie mein Blog. Ich sage ihm, dass ich ihm kein Geld anbieten könne.

Er antwortet, er habe gestern erst überlegt, wie er in dieser ganzen Corona-Misere hilfreich sein könne. Nun wisse er es. Er sagt zu.

Warum ich mich für Christian entscheide? Es braucht einen Programmierer, der ...

• pragmatisch ist,
• eine Zielgruppendenke hat,
• mit dieser Denke eigene Entscheidungen trifft und
• den Medizinern nicht nur ein gutes Frontend baut, sondern auch ein gutes Backend gibt und die Seite für sie bedienbar macht.

Ich brauche keinen Perfektionisten, der in seinen Code verliebt ist - die Mediziner sind ja schon in die Medizin verliebt; das genügt an Liebhaberei fürs Projekt. Jedes Projekt verträgt nur einen Liebhaber. 

Ich gebe Daniel Bescheid, dass wir einen Webdesigner haben. Daniel, Christian und ich verabredeten uns für den nächsten Tag zu einer Telefonkonferenz via Facetime.

Verständnis für die Zielgruppe entwickeln

Tag 2, 18. März 2020, 11 Uhr

Bevor wir auch nur im Ansatz über die Aspekte der Website, über Gestaltung, Inhalte und Nutzerführung sprechen, lassen Christian und ich uns eineinhalb Stunden lang erklären, wie Notfall- und Intensivmediziner arbeiten: Was sie tun, wie sie es tun, wie die Abläufe sind, wer was tut. 

Wir fragen nach, wann sie das Smartphone dabei nutzen. Zu welchen Zwecken sie es nutzen und wie. Wir erfahren viel über Abläufe, dass Checklisten abgearbeitet werden, dass diese Listen auf dem Bauch der Patienten liegen; dass Rettungsmediziner Unfallstätten fotografieren, um für die Kolleginnen im Krankenhaus zu dokumentieren, welche Kräfte auf den Patienten eingewirkt haben. 

Wir erfahren etwas über die Gefühlswelt der Mediziner, über Unsicherheit bei der Behandlung einer unbekannten Krankheit wie Covid-19, über Fehlerquellen und wie Mediziner reagieren, wenn sie mit all dem konfrontiert sind. 

Selber Tag, 20 Uhr

Rebriefing. Christian hat den Nachmittag genutzt und Daniels Schilderungen in Webdesign-Denken übersetzt. Wir klären Fragen, legen die Menüpunkte und die Seitentypen fest. Ergebnis ist dieses Dokument: Christians Vorbereitung mit meinen Anmerkungen.  

Die Übersetzung der Nutzerbedürfnisse in eine Website und noch mehr Ordnung

Tag 3, 19. März, morgens

Ich lege eine Ordnerstruktur für die Erstellung der Inhalte fest. Wir arbeiten mit Google Drive: So können alle gleichzeitig auf Dokumente zugreifen. 54 Ärzte, Ärztinnen, Pflegende und Rettungskräfte verfassen die Inhalte. Es gibt zu diesem Zeitpunkt 450 Unterstützer, Wissensträger und Zulieferer. Am Ende werden es 800 sein. 

Eine Ordnerstruktur, die über alle Themen und Teams gleich ist, ist wichtig, damit sich alle überall zurechtfinden. Zudem sind diejenigen, die initital die Inhalte einpflegen, fachfremd: Weder ich noch Webdesigner Christian können die medizinischen Zusammenhänge und Kapitelunterteilungen beurteilen. Deshalb brauchen wir eine Struktur, die uns Orientierung gibt. 

In jedem Ordner wird es später ein Inhaltsverzeichnis, das anzeigt, welche Themen und Dokumente in Version 1.0 online gehen. 

selber Tag, abends

Christian hat Wireframe erstellt: Grafiken, die die Seitentypen der Website zeigen - Startseite, Kapitelübersicht, Inhaltsseite.

Er zeigt sie erst mir: Ja, so haben wir es beide verstanden. Dann zeigen wir sie Daniel. Sein Feedback:

Wun.Der.Bar!

Daniel Dreyer
Facharzt für Anästhesie, Intensiv- und Notfallmedizin, Rettungshubschrauber Christoph 8 aus Lünen

DIe Erste Arbeitsphase

Tage 4 bis 11, 20. bis 27. März

Christian beginnt mit der Programmierung.

Die Mediziner organisieren sich in den Teams. Sie besprechen, was die Inhalte in den Bereichen "Präklinik", "Notaufnahme", "Normalstation", "Intensivstation" und bei den übergeordneten Themen "Beatmung" und "Hygiene" sein sollen. Sie durchforsten die Empfehlungen der Fachgesellschaften, sichten Lehrbücher, Aufsätze und Know-how der Kolleginnen und Kollegen aus China und Italien. Außerdem tragen sie ihre eigenen intensivmedizinischen Erfahrungen zusammen. 

Wir treffen uns in dieser Zeit alle zwei Tage zu einer Telefonkonferenz mit den medizinischen Teamleitern Daniel Dreyer (Lünen), Dr. med. Felix Lorang (Jena), Michael Faber (Berlin), Dr. med. Florian Kienle (Memmingen) und Wilma Bergström. Das ist wichtig, um das Tempo hoch zu halten. Als Projektleiterin kann ich dadurch zudem die Richtung der Bewegung kontrollieren. Es geht darum: "Laufen alle?" und "Laufen sie alle in die gleiche Richtung?"

Wir nutzen dazu die App Discord - und dort einen Audio-Channel. Die Mediziner haben sich dort in thematischen Channels sortiert und diskutieren über die Inhalte. 

In dieser Phase mache ich auch die Schritte transparent, die nach Fertigstellung der Texte folgen: 

Erfahrungsgemäß ist es fachfremden Beteiligten nicht transparent, welche Aufgaben mit der Erstellung einer Website verbunden sind - selbst, wenn der ein oder andere eine private Seite betreibt. 

Nach Lieferung der Inhalte erwarte ich in diesem Projekt noch einmal eine Phase der technischen Anpassungen. Denn wir wissen nicht, welche Arten von Inhalten auf uns zukommt. Deshalb schauen Christian und ich während der Inhalteerstellung mit in die Google Docs. Wir erkennen deshalb schon auf dem Weg: Wir brauchen Fließtext, Bilder, Bildergalerien, Downloads und Checklisten. Christian entwirft entsprechende Darstellungen und legte die Inhaltstypen im Content-Management-System an. 

Content schubsen

Tage 12 und 13, 28. und 29. März 

Die Teamleitungen Daniel, Felix Lorang, Michael, Florian und Wilma drehen mehrere Runden mit ihren Teams, ehe die Inhalte stehen. Sie legen Inhaltesverzeichnisse an, redigieren, telefonieren und halten die Schreibenden an, die Texte und Bilder in Google Drive hochzuladen. 

Danach heißt es: Content schubsen. Christian und ich sowie Miriam Struck, technische Redakteurin aus Mülheim und freiwillige Unterstützerin, überführen eineinhalb Tage lang die Inhalte ins Content-Management-System Processwire. 

Die Zweite Arbeitsphase - Geduld und DUrchhaltewille sind gefragt

Tage 14 bis 18, 30. März bis 3. April

Es ist Sonntagabend, und wir denken, wir sind fertig. Doch die medizinische Projektleitung zieht noch einmal die Bremse: Die Inhalte entsprechen nicht den Bedürfnissen der Kolleginnen und Kollegen in den Krankenhäusern. 

Es gibt Texte, die zu allgemein sind, sie beziehen sich zu wenig auf die Besonderheiten bei der Behandlung von Covid-19. Andere Texte sind zu kompliziert, zu umfassend: Hier braucht es einfachere Aufbereitungen in Text, Bild, Flowcharts und Checklisten. 

Die Teams gehen in eine zweite Arbeitsphase. 

Parallel macht Christian den technischen Feinschliff: Die Seite produziert eine optimierte Druckansicht - wer sich die Inhalte ausdruckt, um sie in der Kitteltasche bei sich zu tragen, erhält eine gute Druckversion. Er baut die Tracking-Software Matomo ein, damit wir erfahren, welche Inhalte besonders gefragt sind; das ermöglicht es uns, weitere Inhalte gemäß den Interessen der Nutzerinnen und Nutzer zu erstellen. Er optimiert die Seite für Suchmaschinen und Social Media. 

Ich suche derweil Kontakt zu Stefanie Opitz. Wir beginnen, eine professionelle Pressearbeit aufzubauen. Steffi entwirft einen Pressetext, den wir abstimmen. Wir erstellen eine Liste unserer Kontakte zu Medien und Pressevertretern. Stefanie spricht die ersten Kontakte an. 

Finale Anpassungen

Tage 18 und 19, 3. und 4. April

Die medizinische Projektleitung vermeldet: Die Inhalte sind überarbeitet und fertig zum zweiten Upload. Christian, Miriam und ich machen uns erneut an die Arbeit. 

Go Live

Tag 19, 4. April, 19 Uhr

Am Samstagabend, 4. April, drückt Christian den Knopf. Nach nur 19 Tagen geht die  Seite online.  

#M4MvsCOVID ist online: Eine Hilfe für Ärztinnen, Ärzte, Pflegende und Rettungskräfte im Kampf gegen Covid-19. Von Null auf Online in 2,5 Wochen. So schnell haben @jawl und ich noch nie eine Website gelauncht. https://t.co/5HFXD4fChO

— Vanessa Giese (@dieliebenessy) April 4, 2020

Das Projekt ist seither online unter m4mvscovid.de, entstanden aus dem Hashtag #M4MvsCovid. Auch unter mediziner-fuer-mediziner-gegen-covid.de kann man sie aufrufen. 

Meine Haltung und mein Vorgehen im Management des Projekts

Meine Ideen, mit der ich an das Projekt herangegangen bin, in zehn Punkten:

1. Enge Führung

Je weniger Zeit für das Projekt vorhanden ist, desto enger muss die Führung sein. Vor dem Launch von #M4MvsCOVID war die Führung straff - mit Telefonkonferenzen alle zwei Tage und kurzen Sprints. 

2. Projektmanagement im Erfahrungshorizont der Beteiligten

Die Führung des Projektes orientierte sich außerdem an den Bedürfnissen und Erfahrungen der Projektbeteiligten. Notärzte und Rettungkräfte sind es gewohnt, in hierarchischem Einsatzstrukturen zu arbeiten. Ich übertrug sie auf das Projekt. 

3. Starker Fokus

Ziel war ein schneller Launch bei angemessener Qualität. Das hieß: Nicht alle Inhalte mussten zu Anfang da sein. Nicht alle Inhalte mussten perfekt sein - aber gut genug. Meine Aufgabe war: Fokus und Kurs auf dieses Ziel halten. 

4. Transparenz über den Prozess

Dniel sagte es zu Beginn: Er sei Mediziner, kein Projektmanager. Die Mediziner brauchten deshalb Transparenz über den Prozess. Wer die Abhängigkeiten seines Tuns kennt, kann sein Handeln anpassen. Wer noch nie eine Website gelauncht hat, weiß nicht, welche Abhängigkeiten es gibt. Ich legte ein Kanban-Board an, in dem die Schritte sichtbar wurden. Was als nächstes geschah, kam in die Spalte "Ready to pull".

5. Flexible Standards schaffen

Einheitlichkeit hilft allen bei der Orientierung. Es brauchte früh standardisierte Strukturen für die Dokumentablage, Dateibenamung und Texterstellung, um Übersicht zu wahren. Je mehr Leute an zusammenarbeiten, desto größer muss die Diszplin sein, diese Strukturen einzuhalten. 

Die anfangs geschaffenen Strukturen wurden nicht 100-prozentig konsequent genutzt. Die erreichten 80 Prozent halfen aber immens, Übersicht zu behalten. 

6. Rücken freihalten

Als Projektmanagerin übersetze ich zwischen den Beteiligen - und schütze sie auch voreinander. In dem Fall schützte ich den Webdesigner vor den vielen (tollen!) Ideen der Mediziner. Denn bei aller Leidenschaft galt Punkt 2: Fokus. Und Punkt 1: wenig Zeit. Die Ideen legte ich im Backlog des Kanban-Boards ab, damit sie dokumentiert waren. So bleibt einerseits die Konzentration auf das Ziel erhalten, andererseits gehen die Ideen nicht verloren. 

7. Timing

Im Projektmanagement ist vieles eine Frage der Kommunikation und des Timings: Wann spreche ich mit wem worüber? Wann stoße ich welche Handlungen an? Wann starte ich welche Phasen? Wichtig ist es, verschiedene Handlungsoptionen vorauszudenken. Als klar war, dass das Projekt tatsächlich online gehen würde, aber noch weit vor dem Launch sprach ich Stefanie Opitz an. So konnten wir frühzeitig die Kommunikation vorbereiten und schon auf Presseanfragen reagieren. 

8. Gas und Bremse

Gas und Bremse. Die Mediziner und ich stellten gemeinsam fest, dass Projektmanagement wie die Reposition einer Schulterluxation ist: Drücken und Ziehen. So fühlte es sich auch an. 

9. Führen durch Ankündigen

Vor jedem Launch kommt die Phase, in der die Leidenschaft verfliegt und es anstrengend wird: Eine Liste mit knapp 100 Korrekturen, Testing, weitere Korrekturen, dazu leidige Themen wie Datenschutz, Nutzungshinweise, Impressum, welche Kontaktadresse soll wo hinterlegt werden - immer, wenn man denkt, man sei fertig, ist man es nicht. Dadurch, dass ich diese Phase frühzeitig anmoderiert hatte, wurde sie nicht weniger schmerzhaft, erfuhr aber größere Akzeptanz. 

10. Loslassen

Jetzt, nach dem Launch, geht das Projekt in eine langsamere Phase über. Das heißt: Loslassen, laufen lassen. Nun geben die Mediziner die Dynamik und die Geschwindigkeit vor, nicht mehr das Projektmanagement. 

Und ein allerletztes, riesengroßes Danke geht raus an die nicht-Mediziner ohne die das Ganze hier gar nicht möglich gewesen wäre: @dieliebenessy die uns mit viel Geduld gemanagt hat und alle Energie in gezielte Bahnen schickte@jawl der unsere geniale Website gebaut hat

— M4MvsCOVID (@M4MvsCOVID) April 5, 2020

Sehr gerne. Es ist mir eine große Freude, dabei zu sein.