Marc Bender, IT-Projektleiter bei Brangs + Heinrich, vor dem umgerüsteten Gabelstabler mit Scanner, Display und Barcode-Drucker

Ein papierloses Lager, 35 WLAN-Router auf dem Firmengelände, eine jederzeit transparente Produktionsübersicht und Vertriebler, die immer auskunftsfähig sind: Das bedeutet Digitalisierung bei Brangs + Heinrich in Solingen.

Zur Digitalisierung im Mittelstand haben viele Menschen schon viel geschrieben: Sie hinke hinterher und mache Angst, sagen die Einen. Dem Mittelstand fehle es dabei an Weitsicht. Die digitale Revolution sei "die schnellste Revolution aller Zeiten" [PDF]. Andere meinen: "Alles schon mal da gewesen", und plädieren für Gelassenheit. Ich habe den Mittelständler Brangs + Heinrich besucht und mich umgeschaut, was Digitalisierung im Mittelstand bedeuten kann.  

Brangs + Heinrich sitzen im Bergischen Land in Solingen - ein Familienbetrieb in der vierten Generation. Man fährt über die A1 und die A46 her, es geht über gewundene Straßen und grüne Täler vorbei an Fachwerkhäusern mit grünen Fensterläden. Gegründet 1875, stellt Brangs + Heinrich Verpackungsmaterialien her: Folien, Papierverpackungen, Polsterstoffe und Konstruktivverpackungen. Das Unternehmen hat acht Standorte in Deutschland und drei im Ausland. 

Digitalisierung konkret: Die papierlose Firma

"Vor fünf Jahren sagte unser Chef: Ich möchte ein papierfreies Lager haben", erzählt mir Marc Bender. Er ist IT-Projektleiter bei Brangs + Heinrich und seit 20 Jahren in der Firma.

Heute sind Produktion, Warenausgang und Warenannahme komplett papierlos: Es gibt eine digitale Dokumentenverwaltung, eine Etikettierung mit Barcodes und 35 WLAN-Router in der Firmenzentrale in Solingen. Die Vorteile: Es geht weniger verloren, die Prozesse sind schneller, und die Inventur dauert nur noch einen Bruchteil der früheren Zeit.

"Im ersten Schritt verkaufen wir dadurch natürlich kein Stück Ware mehr", sagt Marc Bender. "Im zweiten Schritt allerdings schon." Denn den Mitarbeiter*innen bleibt mehr Zeit für die Arbeiten, die Wertschöpfung erzielen. 

Fünfmal Digitalisierung, fünfmal Mehrwert

1. Mit der Waage im WLAN

Kommt Ware im Unternehmen an, greift der folgende Ablauf: 

1. Der Lieferant fährt seinen Lkw an die Entladerampe.
2. Ein Mitarbeiter von Brangs + Heinrich entlädt das Fahrzeug: Mit dem Gabelstapler nimmt er sich eine Palette und fährt damit auf die Waage.
3. Auf einem Display am Stapler gibt er ein: Was, woher, wann - und die Waage misst das Gewicht.
4. Die Ware bekommt ein Barcode-Etikett, auf dem diese Angaben stehen. So sind sie jederzeit sichtbar.
5. Gleichzeitig rutschen die Angaben in die Datenbank des Unternehmens, und die Kollegen im Büro können nachsehen: Ist gekommen, was bestellt wurde? 

Waage, System und das Display am Stapler kommunizieren über das Firmen-WLAN miteinander. "Wir haben eine 99-prozentige Abdeckung auf dem Gelände", sagt Marc Bender. 

Die Bedienung der Geräte sei einfach. Natürlich seien die Anforderungen an die Mitarbeiter*innen gestiegen, doch "jeder, der auf einem Smartphone herumtippen kann, kann auch unsere Displays bedienen." 

2. Produktion: Jederzeit sichtbar, wo welcher Auftrag steht

Auch die Produktion ist digitalisiert. Brangs + Heinrich stellen Verpackungsmaterialien her, darunter verschiedene Arten von Papieren - etwa Krepppapier. Die Herstellung läuft auf herkömmliche Art und Weise ab: Handarbeit an der Maschine. 

Doch auch hier steht der Karton mit der bereits gepackten Ware auf einer Waage. Die Waage ist im WLAN und sendet das aktuelle Gewicht an einen Zentralrechner. In der Halle hängt ein Display mit einer Produktionsübersicht: Was wird gerade an welcher Maschine produziert? Wie viel ist bereits erledigt? Wie viel muss noch erledigt werden? Wie viel Zeit bleibt dazu noch? Welche Maschine wird gerade umgerüstet?

Der Vorteil: Es ist jederzeit sichtbar, ob die Aufträge im Soll sind. Jeder kann sehen, wer an welcher Maschine arbeitet - kann den Kollegen oder die Kollegin ansprechen und Absprachen treffen. 

3. Die digitale Dokumentenverwaltung: Kaufmännisches Herzstück

Einkauf, Verkauf und Buchhaltung arbeiten seit einigen Jahren mit einer digitalen Dokumentenverwaltung. Jedes Stück Papier, das in die Firma kommt, wird digitalisiert: Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Belege, jede Art von Schriftverkehr in Mails, Briefen oder handschriftlich.

Die Dokumente sind über die Kundennummer und einem Barcode dem Kunden zugeordnet und vertaggt, also mit Stichwörtern versehen. Gleichzeitig sind sie mit einer Texterkennung komplett durchsuchbar. So können die Mitarbeiter*innen auf verschiedene Wege Dokumente suchen: über die Art des Dokuments, über einzelne Wörter, sortiert nach Datum und natürlich nach Kunde. 

Bis alles funktionierte, war es ein harter Weg. "Insgesamt hat es eineinhalb Jahre gedauert", sagt Marc Bender. Die hausinterne Umstellung und Umgewöhnung sei dabei nur eine Seite der Medaille gewesen. "Die Software funktionierte nicht so, wie der Lieferant es versprochen hat." Am Ende hat Marc Bender selbst die zugesagte Schnittstelle zu Lotus Notes mit einem Dienstleister des Lieferanten zusammen programmiert. "Das hat Nerven gekostet." 

4. Vertrieb: Informationen fürs Verkaufsgespräch

Auch der Vertrieb profitiert von der Digitalisierung. Er hat übers Mobiltelefon Zugriff auf eine Kundendatenbank und auf die gesamte Warenwirtschaft. "Steht einer unserer Außendienstler zum Beispiel in Bochum und hat drei Stunden Leerlauf, weil ein Termin ausgefallen ist, kann er nach Ort, Postleitzahl oder Vorwahlnummer gucken, welche Kunden es in seiner Umgebung gibt", sagt Bender. 

Zugleich hat er Zugriff auf die Kundenhistorie:

• Wann hat wer den Kunden zuletzt besucht?
• Was wurde besprochen?
• Was hat der Kunden zuletzt bestellt?
• Sind noch Angebote offen?

Während des Gesprächs kann er auf die komplette Warenwirtschaft zugreifen - und ist so immer auskunftsfähig zu Produkten, ihren Ausführungen und sogar, was den Lagerbestand betrifft. "Hat der Kunde es eilig, kann unser Vetriebler ihm direkt sagen: Wir haben davon ausreichend auf Lager, wir können sofort liefern."

Nach dem Besuch gibt er seinen Bericht direkt ins System ein. Die Kolleg*innen in der Zentrale können Aufträge oder Angebotswünsche dann direkt bearbeiten. 

5. Das digitale Schmankerl: Die Klingel

Sogar die Klingel ist bei Brangs + Heinrich durchdigitalisiert - "eine Anforderung des Chefs". Je nachdem ob früh morgens, vormittags, während der Mittagspause oder abends nach Büroschluss jemand klingelt: Es klingelt jedesmal woanders - mal im Büro, mal am Empfang, mittags in der Kantine oder beim Chef auf dem Handy. 

Es gibt niemals Stillstand

Die nächsten Pläne? "Erstmal eine neue Serverfarm", sagt Marc Bender. "Und dann stellen wir von Lotus Notes auf Office 365 mit Exchange um." Neben den technischen Aspekten bedeutet das: Schulung, Überzeugungsarbeit, Misstrauen bei den Kolleg*innen abbauen.

Sein Job seit 20 Jahren.